In de snel veranderende bedrijfsomgeving van vandaag zijn efficiëntie, nauwkeurigheid en inzicht enorm belangrijk voor het succes van elke organisatie. Om hier snel een duidelijk beeld in te verkrijgen is jouw MKB boekhouding cruciaal. Dit geldt voornamelijk in een concurrerende markt waar de marges vaak klein zijn en waar elke fout kan leiden tot aanzienlijke verliezen. Een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem dat boekhouding integreert, biedt een krachtige oplossing om deze uitdagingen het hoofd te bieden. In dit artikel bespreken we waarom een ERP-systeem inclusief boekhouding niet alleen wenselijk, maar noodzakelijk is voor het MKB.

Waarom een ERP systeem voor jouw MKB boekhouding?

Een van de grootste voordelen van een ERP-systeem is de mogelijkheid om alle kernprocessen van een bedrijf te integreren. Dit betekent dat afdelingen zoals inkoop, verkoop, voorraadbeheer, productie en boekhouding allemaal samenwerken binnen één systeem. Dit voorkomt dat gegevens handmatig moeten worden overgezet van het ene systeem naar het andere, wat fouten vermindert en tijd bespaart. Voor het MKB, waar efficiëntie vaak cruciaal is, betekent dit dat werknemers zich kunnen concentreren op strategische taken in plaats van administratief werk.

MKB boekhouding is het hart van elk bedrijf, en de mogelijkheid om real-time financiële informatie te hebben, is van onschatbare waarde. Met een geïntegreerd ERP-systeem kan op elk moment toegang verkregen worden tot up-to-date financiële gegevens. Dit maakt het mogelijk om snel beslissingen te nemen op basis van actuele informatie. Denk hierbij aan het beheren van kasstromen, het optimaliseren van de voorraadniveaus, en het plannen van toekomstige investeringen.

Hoewel de initiële investering in een ERP-systeem niet onderschat moet worden, leidt het op de lange termijn tot aanzienlijke kostenbesparingen. Het automatiseren van processen vermindert de noodzaak voor handmatige invoer, wat zowel tijd als geld bespaart. Bovendien helpt een ERP-systeem bedrijven om fouten te minimaliseren, wat op zijn beurt kan leiden tot minder financiële verliezen. Voor het MKB kunnen deze besparingen het verschil maken tussen winst en verlies.

ERP voor beheren complexe processen en veel data

Een van de grootste uitdagingen voor groeiende MKB-bedrijven is het beheren van complexere processen en grotere hoeveelheden gegevens. Een ERP-systeem is schaalbaar en kan meegroeien met het bedrijf. Dit betekent dat naarmate een bedrijf groter wordt, het ERP-systeem meer functies kan ondersteunen en grotere hoeveelheden gegevens kan verwerken zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties. Dit maakt het een waardevolle lange termijn investering voor bedrijven die ambitie hebben om te groeien.

Op de vraag welk boekhoudpakket (of beter gezegd: ERP-systeem) het beste past, vereist een goede voorbereiding. Wij gaan hier graag het gesprek over aan, om zodoende te inventariseren welke bedrijfsprocessen er zijn en wat de belangrijkste elementen zijn om rekening mee te houden. Als administratiekantoor ondersteunen wij diverse boekhoudpakketten, waarbij de branche, de omvang van het bedrijf, de benodigde schaalbaarheid voor de groeiambities en de aanwezige processen de basis vormen. Daarbij ondersteunen wij Odoo, Exact Online en SnelStart.

Odoo

Odoo is in Nederland een relatief onbekend ERP-systeem. In onze uitleg hoe Odoo gezien moet worden, leggen wij dit altijd uit als de Exact van België. Hiermee doen wij Odoo eigenlijk tekort, want Odoo classificeert als state of the art technology waar Exact onder moet doen op alle facetten. Kenmerken is dat Odoo een modulair systeem biedt, waarbij gekozen kan worden welke modules te implementeren. Het gaat hierbij om functies zoals CRM, boekhouding, voorraadbeheer, inkoop, verkoop en meer. Dit maakt het mogelijk om het systeem aan te passen aan de specifieke behoeften. Odoo is volledig online, wat betekent dat gebruikers vanaf elke locatie met een internetverbinding toegang hebben tot het systeem. In vergelijking met andere ERP-systemen zijn de implementatiekosten van Odoo relatief laag, vooral als er gekozen wordt om alleen de basis functionaliteiten te gebruiken.

Krachtig en flexibel

Odoo biedt een krachtige en flexibele ERP-oplossing, vooral aantrekkelijk voor kleine tot middelgrote bedrijven. Het is een kosteneffectief systeem dat met het bedrijf kan meegroeien. De complexiteit moet aangehaald worden, omdat de kosten bij uitgebreide implementaties in combinatie met maatwerk ervoor kunnen zorgen dat het een grote investering wordt en duur om te onderhouden. Afhankelijk van de specifieke behoeften kan Odoo een uitstekende keuze zijn, mits er voldoende aandacht wordt besteed aan de implementatie en het onderhoud.

Als één van de weinige Nederlandse kantoren ondersteunen wij Odoo. Indien nodig betrekken wij daar een implementatiespecialist bij, om het maximale eruit te halen. Het kiezen voor een ERP-systeem moet niet onderschat worden. Een goede inrichting kan maar één keer plaatsvinden. Aangezien Odoo open source is, is er op alle vlakken maatwerk mogelijk. Het gevaar is dat niet alleen de implementatie een flinke investering vraagt, maar dat dit ook toekomstige updates in de weg staat. Met andere woorden: een ERP-systeem heeft periodiek onderhoud nodig en hoe meer maatwerk, hoe duurder het onderhoud. In sommige gevallen is het beter om het proces aan te passen aan het systeem in plaats van andersom.

Voor meer informatie over Odoo, raadpleeg dan ook zeker onze aparte pagina.

Onze conclusie

Voor het MKB is een ERP-systeem met geïntegreerde boekhouding niet zomaar een luxe, maar een noodzaak. Het biedt een manier om bedrijfsprocessen te stroomlijnen, kosten te besparen, compliance te waarborgen, en waardevolle inzichten te verkrijgen die cruciaal zijn voor groei en succes. In een tijd waarin efficiëntie en nauwkeurigheid het verschil kunnen maken, is investeren in een ERP-systeem een strategische beslissing die bedrijven op lange termijn kan helpen om concurrerend te blijven en te groeien.

Met dit artikelen hebben wij primair Odoo uitgelicht, omdat dit een relatief onbekende oplossing is binnen Nederland. Exact spreekt vaak meer tot de verbeelding. Welk boekhoudpakket het beste past, is van diverse factoren afhankelijk. In de basis kan gesteld worden wie Exact overweegt, kan net zo goed meteen kiezen voor Odoo. Voor de wat kleinere bedrijven waar stabiliteit het uitgangspunt is zonder veel complexe processen, is SnelStart nog een mogelijkheid. Kortom, wie op zoek is naar een toekomstbestendige oplossing doet er goed aan om te beginnen met een inventarisatie.